社会人になると、上司とメールで連絡と取らないといけない機会が増えますよね。
お客様に対するときとは違い、上司への言葉遣いはどのようにするのが正しいのでしょうか？
今回は、上司宛にメールを送る時に失礼にならない言葉遣いや、ビジネスメールについて解説していきたいと思います。
上司にメールで「お疲れさまです」はOK?
「お疲れ様です」はOK
よく挨拶の時に使う「お疲れ様です」は上司にメールする際にも使っていいのでしょうか？
答えは、上司に対して使用しても間違いではありません。
「お疲れ様です」という言葉は、上司や同僚に対して、相手の疲れをいたわり、ねぎらいの意味を込めて使う言葉になります。
なので、対面での挨拶やメールの中で使用しても構いません。
しかし、社内の上司に対してのみです。社外の方に対して使用すると失礼にあたるので、気を付けましょう。
社外の方に対しては「お世話になっております。」などに言い換えて使用するようにしましょう。
また、メールの内容によっては、「お疲れ様です」を使わずに、要件をすぐに書き出しても問題ありません。
「ご苦労様です」はNG
「お疲れ様です」と同じような使い方で、「ご苦労様です」という言い方があいます。
こちらは、目上の人が目下の人に対してねぎらう言葉なので、上司に対して使うと失礼にあたってしまします。
もちろん社外の人に対しても使用してはいけません。
「ご苦労様です」の使い方には十分注意するようにしましょう。
上司に送るメールの書き出し例３選
上司へ送るメールの書き出しは、必ずしも「お疲れ様です」をつける必要はありません。
ビジネスメールはシンプルで簡潔に、且つわかりやすくが基本です。
何を目的としたメールを送るかで、書き出しが変わってきます。以下の例文を参考にしながらメールを作ってみましょう。
・書き出し例：お礼のメール
「○○部長 お疲れ様です。○○です。
先日は○○会社との商談の件でご配慮いただき、誠にありがとうございました。」
上司へお礼のメールを送るときには、「ありがとうございました」の前に「誠に」や「本当に」をつけることでより丁寧に伝えることができます。
・書き出し例：確認・お願いメール
「ご多忙のところ大変恐縮ですが、先日お伝えした○○の件について、その後いかがでしょうか。」
確認やお願いなど上司からの返信を仰ぐときは、「ご多忙のところ恐縮ですが」や「お忙しいところ申し訳ございませんが」など相手の状況に配慮した言葉をつけるようにしましょう。
・書き出し例：報告メール
「○○課長 ○○課の○○です。
ご多忙中大変恐れ入りますが、○○の件についてご報告申し上げたく、ご連絡させていただきました。」
こちらも、「ご多忙中」「お忙しい所」など、相手に配慮した言葉を冒頭につけるようにしましょう。
また、報告があるという内容を結論先型で最初に持ってくるようにすると、すぐに要件がわかります。
まとめ
上司へメールを送るときには、言葉遣いや要件を簡潔に伝えるなどいくつか気を付けるポイントがあります。
目上の方に送るメールだからこそ、ビジネスマナーを守って好感の持てるメールを送るようにしましょう。
