上司とメールでやり取りとするときに、返信不要という内容のメールが送られてくることはありませんか？
本当に返信しなくてもいいのか、それとも返信するべきなのか、迷う方も多いのではないでしょうか。
そこで、返信不要メールなど、上司との正しいメールのやり取りの仕方について解説していきたいと思います。
上司から返信不要メールが来た場合は？無視せずに既読を伝える方法
返信不要の意味
上司から返信不要のメールをもらうと、本当に返信しなくてもいいと受けとってしまいますよね。
しかし、この返信不要には色々な意味が含まれています。
「返信はいりません」の場合もあれば、「返信はしてもらった方がいいけど、忙しいならいらないよ」かもしれません。
あるいは、「返信があるのは当然。マナーとして一応返信不要と入れておこう」といった意味で送ってくる場合もあります。
要するに、返信不要は相手によってその使い方が変わってくるのです。
返信不要メールにも簡単な返信を
では、返信不要メールにはどう対応すればいいのでしょうか？
結論から言うと、簡単な返信をするというのが正解です。
「ありがとうございます」、「確認致しました」、「承知致しました」などで構いませんので、必ず返すようにしましょう。
もし返信をしなければ、相手にはこちらがメールを読んだということが伝わりません。
また最近では仕事の連絡など、上司とLINEでやりとりをするという方も多いです。
LINEでは相手が読むと「既読」の文字が付きますが、その場合でも必ず一言返信するようにしましょう。
そもそも返信不要という意味は、「返信してはいけない」ではなく、「返信してもいい」という意味もあります。
返信をするのは決して失礼にはあたりません。
むしろ、きちんとしている人といった好感がもてるでしょう。
上司のメールへの返信はどうやってお礼を書けばいい？
お礼のメールを送る時に気を付けておきたいポイントは、上司がどのような状況で返信をしてくれたかです。
早朝に送られて来たものなのか、自分のメールに対してすぐに返信してくれたものなのか、メールの返信時間を確認するようにしましょう。
なぜなら、上司が返信してくれたタイミングに合わせた、お礼のメールを送ることがマナーになるからです。
・お礼メール：早朝に返信が来ていた場合
「早い時間にもかかわらず、ご対応いただきありがとうございます。」など、朝早くから自分のために返信をしていただいたことへの感謝を伝えるようにしましょう。
・お礼メール：夜遅くに返信が来ていた場合
「深夜にも関わらず、ご丁寧なメールをいただきありがとうございます」など、「夜遅い時間に」といったニュアンスの言葉を入れて返信するようにしましょう。
・お礼メール：すぐに返信が来ていた場合
「お忙しい中、すぐにご返信いただきありがとうございます」や「早急にお返事いただき、ありがとうございます」など、自分が送ったメールに対してすぐに対応してくれたことに対し、感謝を伝えましょう。
まとめ
上司からの返信不要のメールやお礼のメールなど、相手に配慮した返信の仕方が重要になります。
きちんとマナーを守って返信ができれば、きちんとした人という印象を持ってもらうことができます。
ぜひ、ビジネスマナーを守って印象のいい返信をするようにしましょう。
